Há
alguns anos eu estava interessado em desenvolver um grande projeto
internacional na iniciativa privada, algo que necessariamente levaria muitos
anos para se concretizar, em função do cronograma das etapas e do número de
pessoas impactadas pelo mesmo.
Para
tornar este projeto realidade pedi a uma americana, amiga minha, naquele tempo
diretora de marketing de uma influente organização internacional, que fosse
minha coach (falarei de coaching outro dia) neste processo. Após
aceitar o meu convite, ela indagou o que eu já havia planificado. Até aquele
momento eu tinha um sonho um fluxo das etapas a serem cumpridas, muitas dúvidas
de por onde seguir/começar e, disse a ela, uma coach. Ela riu, respirou fundo e me perguntou como eu faria para
comer um elefante.
Perplexo.
Esta é a palavra que melhor define como eu fiquei diante daquela pergunta
esdrúxula, imaginei que ela tinha desistido e (absolutamente surpreendente)
fiquei sem palavras.
Ela então me esclareceu que esta era
uma expressão usual, depois de fato a ouvi diversas vezes, cujo sentido era que
ninguém consegue comer todo um elefante de uma só vez então é necessário
dividi-lo em diversas partes gerenciáveis.
Em gerenciamento de projetos isso é
representado pela EAP (estrutura analítica de projeto) ou, em inglês, WBS (work breakdown structure) que nada mais
é do que uma ferramenta de decomposição do trabalho
do projeto em partes manejáveis. É estruturada em árvore exaustiva, hierárquica
(de mais geral para mais específica) orientada às entregas (deliverables)
que precisam ser feitas para completar um projeto.
O objetivo de uma EAP é identificar elementos terminais (os produtos, serviços
e resultados a serem feitos em um projeto). Assim, a EAP serve como base para a
maior parte do planejamento de projeto. A ferramenta primária para
descrever o escopo do projeto (trabalho) é a estrutura analítica do projeto
(EAP).
Pois
bem, o que Dr. Edson Batista tem com isso?
Ele
percebeu que no poder público existem muitos elefantes para serem devorados e
que um dos principais obstáculos para isso é a descentralização de recursos.
Aqui
vai uma observação pessoal. Muitos acreditaram (e outros tantos ainda pensam
desta forma) que o problema do poder público é falta de recursos, pois bem com
cerca de 40% do PIB brasileiro este raramente é o problema. Outros tantos (e
esta é a crença corrente) acreditam que o que falta não é recursos e sim
projetos, estão muito menos errados a carência de projetos e muito mais a
inadequação e a ineficiência dos mesmos é um dos grandes atravancadores da
gestão pública, daí porque mais e mais órgãos públicos vem implantando seus
PMOs (Project Management Office – escritório de projetos) como solução
mitigadora desta dificuldade.
Voltando
para Dr. Edson Batista. Se os recursos estão descentralizados, como executar o projeto?
Parece simples, basta reunir os recursos. Ocorre que no poder público há uma
variável, que dada à natureza deste setor é muito mais impactante aqui do que
na iniciativa privada onde ela também existe, a agenda oculta dos diversos
gestores ou simplesmente a vaidade, o egoísmo e aquele ímpeto de caranguejo que
não querer que o outro se sobressaia.
Os
Grupos de Trabalho instituídos por Termos de Cooperação Técnica. Eis aqui o que
considero genial na solução desenvolvida por Dr. Edson Batista. Ao invés de
simplesmente solicitar a cada gestor, detentor dos recursos necessários ao
projeto, que o cedam para ele. O mesmo propõe a criação de um grupo de
trabalho, por meio de um termo de cooperação técnica (quem pode se opor a isso,
como ser contra cooperar – ainda mais tecnicamente, o que excluí recursos
financeiros). E o que faz este grupo de trabalho? Mutatis mutandis ele desenvolve as bases do projeto a ser
desenvolvido, elencando os recursos necessários e identificando onde obtê-los,
ou seja, elabora a planificação do projeto, com a colaboração de todos os
órgãos que participarão do mesmo, atraindo aliados nos respectivos órgãos
(participantes do grupo de trabalho) e consequentemente garantindo o
envolvimento dos mesmos com o desenvolvimento e o próprio sucesso do projeto
que compartilhado, passa a pertencer a todos e goza de maiores chances de ser
bem sucedido.
Os
chineses tem um ditado que diz: “Toda longa caminhada começa com um primeiro
passo.” Criar um grupo de trabalho que propicie o envolvimento nas atividades
de planejamento e sucessivamente execução dos diversos atores (stackeholders)
necessários para o sucesso do projeto, eis uma das lições que apreendi com Dr.
Edson Batista.
No
próximo post vou descrever a estrutura do termo de cooperação técnica cria
usamos para criar os grupos de trabalho.
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